Ein Schriftverkehrkonzept ist eine Sammlung von Formularen, die ständig gebraucht werden, vom einfachen Geschäftsbrief bis zur Systemvorlage. Damit die Originale durch Überschreiben nicht beschädigt werden, sind sie als ‚Dokumentvorlagen’ auf dem PC oder auch bei mehreren PCs ggf. auf einem Server gespeichert.

Die Formulare sind per Knopfdruck über eine eigene Symbolleiste abrufbar und können sofort in Kopie benutzt werden. Selbst ganz individuelle und sehr anspruchsvolle Systemvorlagen sind in Sekunden einsatzbereit. Sie brauchen sich wirklich nur noch um den Inhalt zu kümmern.

Basis eines SVK ist immer die Umstellung auf nur noch einen ‚Logobogen’, also ein gedruckter Firmenbogen aus der Druckerei, auf dem nur das Farb-Logo (oder Markenzeichen) des Unternehmens steht (Corporate Design). Wenn Sie einen Laserdrucker einsetzen, erreichen Sie so ein exzellentes Erscheinungsbild. Sollten Sie evtl. sogar einen Farblaserdrucker benutzen, könnten Sie auf den Logobogen aus der Druckerei auch ganz verzichten (hängt vom Verbrauch und der Auflage ab). Alle anderen Bestandteile und Daten des Formulars sind in der Dokumentvorlage gespeichert und können in Sekunden aktualisiert werden (neue Telefonnummern, Änderungen im Aufsichtsrat, Geschäftsführung, Bankverbindung, usw.), verursachen keine Kosten und es brauchen auch nicht schon wieder neue Geschäftsbögen gedruckt werden, obwohl noch zig Pakete von zig Formularen im Lager liegen.

Eine einfach zu bedienende Adressdatenbank kann unmittelbar benutzt und aktualisiert werden (in Word, Excel oder Access). Auch die ‚Kontakte’ in Outlook (ggf. auch Outlook-Express) können für Einzel- oder Serienbriefe herangezogen werden.

Auch eMails können als Serienbrief versendet werden, hier ist allerdings der Einsatz von Outlook als ‚Mailhandler’ die Bedingung, obwohl die Datenbank in einem anderen Programmen gehalten wird, z.B. in Excel.

Umfangreiche Ausbildungsmaßnahmen und tagelanges ‚herumfummeln’ an Formularen können durch den Einsatz eines SVK entfallen.

Ganz wichtig: Ihre Word- oder Office-Installation (von Office 97 / Word 97 bis Office 2010 / Word 2010) behält die volle Funktionalität und kann auch auf andere PCs mit anderen Office- und/oder Windows-Versionen (von Windows 98 bis Windows 7) einfach mitgenommen werden. Die Schriftverkehrkonzept-Module befinden sich in einer gesonderten Dokumentvorlage (sogenannte ‚Add-Ins’), die als Datei geladen, mitgenommen oder auch wieder entfernt werden kann, ohne Office oder Windows zu verändern.

Briefe, Serienbriefe, Faxe, Protokolle, Pressemitteilungen, Interner Schriftverkehr, Prospektblätter, Texte für Artikel, u.v.m. sind von jedem (auch von Neueinsteigern) in optimaler Qualität auf Knopfdruck abruf- und bearbeitbar.

Natürlich verursacht eine Umstellung auf ein SVK am Anfang durch die Erstellung der Dokumentvorlagen und die Erstauflage der Logo-Bögen Kosten. Meist sind diese Anfangskosten aber schon nach kurzer Zeit durch ausbleibende Druckerei- und nicht zu unterschätzenden Handhabungs-Kosten erwirtschaftet. Allein der Einsatz der Serienbrief- und Datenbanktechnik – in Verbindung mit einem SVK – reduziert den Verwaltungsaufwand nachhaltig und hat einen sehr hohen Rationalisierungseffekt.

Die Lösung heißt: win-ass’2011 ein Schriftverkehrkonzept vom Feinsten – der Word-Assistent für Ihre Textverarbeitung.